Wat is het onderscheid tussen openbaar en privéarchief?

Of een archief al dan niet particulier of openbaar is, hangt af van het statuut van zijn vormer.

Met openbaar archief (een correctere aanduiding is evenwel “publiekrechtelijk archief” of “overheidsarchief’’) bedoelt men een archief dat gevormd is door een openbare overheid of een orgaan dat door de wet daarmee wordt gelijkgesteld. Voorbeelden zijn de archieven van de federale overheid, de gemeenschappen/gewesten, de archieven van provincies, steden en gemeenten (met inbegrip van het OCMW), notariaatsarchieven, (gerechtelijke) politie en rechtbanken, enz. Deze overheden en organen hebben de verplichting hun archief te bewaren, zij het via een eigen archiefdienst, zij het via het Rijksarchief en haar diverse afdelingen. Diverse wetten en decreten voorzien in deze verplichting. De verplichting tot bewaring hoeft niet te slaan op alle archiefdocumenten die gecreëerd worden. Evenzo volstaat het een deel van de archiefdocumenten te bewaren en mag/moet de rest vernietigd worden. De regels hieromtrent worden vastgelegd in zogenaamde (archief)selectielijsten (voorbeelden kan je hier en hier vinden).

De term ‘openbaar’ impliceert niet noodzakelijk dat alle archiefdocumenten in zo’n archief publiek toegankelijk zijn. Hoewel de meeste publiekrechtelijke archieven onder de openbaarheid van bestuur vallen (voor Vlaanderen, op federaal niveau), kunnen er uitzonderingen gelden waardoor je bepaalde documenten niet mag raadplegen (voor Vlaanderen, voor het federale niveau). Ook de privacywetgeving kan beperkingen opleggen op het recht tot inzage.

De term particulier archief (ook wel: “privaatrechtelijk archief” of “privéarchief”) verwijst naar archieven die niet behoren tot de categorie van het overheidsarchief. Het gaat onder meer om archieven van religieuze instellingen (bvb. abdijen, kloosters), particuliere personen, families, bedrijven/ondernemingen, genootschappen en verenigingen. Particuliere archieven zijn in beginsel privé. De vormer beslist vrij over de bewaring, overdracht, vernietiging (mits een aantal wettelijke bewaartermijnen in acht te nemen), raadpleging door derden, enz. van de documenten. Bij een overdracht zal de nieuwe beheerder doorgaans wel duidelijke afspraken maken met de schenker over de “openbaarheid” van het archief en de mogelijkheden tot inzage. Bij de meeste collectiebeherende instellingen is inzagerecht door derden een voorwaarde voor de schenking.

Kunstenorganisaties die structureel gesubsidieerd worden door de Vlaamse overheid zijn sinds een aantal jaar decretaal verplicht om zorg te dragen voor hun archief en collecties. De richtlijnen voor deze basiszorg zijn vastgelegd in TRACKS.

Een aantal types archieven vallen op de grens publiek-privaat. Voorbeelden zijn:

  • Ministeriële kabinetsarchieven: op het federale en Vlaamse niveau hebben deze een privaatrechtelijk statuut; binnen het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hebben ze een publiekrechtelijk karakter (meer info op de website van het Rijksarchief en dit projectrapport van Archiefbank Vlaanderen/Archiefpunt).
  • Parochiearchieven bestaan doorgaans uit twee delen: het archief van de kerkfabriek, met publiekrechtelijk karakter, en het pastoraal archief, met privaatrechtelijk statuut (meer informatie in deze brochure).

Niet enkel de archiefvormers en hun archieven zijn privaat- of publiekrechtelijk. We maken in Vlaanderen/België ook een onderscheid tussen privaat- en publiekrechtelijke archiefinstellingen. Het Algemeen Rijksarchief en de vele stads- en gemeentearchieven, bijvoorbeeld, zijn een voorbeeld van publiekrechtelijke archiefinstellingen; de culturele archiefinstellingen ADVN, Amsab, AMVB, KADOC, Letterenhuis en Liberas zijn voorbeelden van privaatrechtelijke archiefinstellingen, net als de universiteitsarchieven. De status van de archiefinstelling heeft niet steeds gevolgen voor het type archief dat zij beheert: zo verwierf het Rijksarchief doorheen de jaren heel wat privaatrechtelijke archieven en bewaren de culturele archiefinstellingen veel hybride (privaat-publieke) kabinetsarchieven.

Trefwoorden



, , , , ,