Wat is het onderscheid tussen ‘archief’, ‘documentatie’, ‘bibliotheek’ & ‘museale collectie’?

 

De archiefwetenschap maakt een onderscheid tussen “archief” en “documentatie” dat in het gangbare gebruik van deze termen niet altijd gehanteerd wordt. Daarnaast spreekt de erfgoedsector nog over “bibliotheekcollecties” en “museale collecties”.

Een “archief” …

  • omvat in hoofdzaak de sporen die min of meer spontaan gecreëerd worden als bijproduct van de eigen activiteiten van de persoon of organisatie die we de “archiefvormer” noemen
  • het is een organisch geheel dat een unieke relatie heeft met de archiefvormer.
  • archiefinstellingen zullen trachten om die organische samenhang van het archief te bewaren (al zullen ze wel wieden in bv. dubbels en niet-unieke documenten).
  • daartegenover staat dat ze niet alle archieven zullen aanvaarden en bewaren. De artistieke en historische betekenis van het archief én de archiefvormer is daarbij meestal het criterium. Die inschatting veronderstelt een terugblik, maar dat is zelden een probleem: de overdracht van archieven – en dus ook de beslissing tot aanvaarding door een instelling – gebeurt immers doorgaans pas laat in de carrière of zelfs na het overlijden van een kunstenaar.

“Documentatie” of een “documentatieverzameling” …

  • heeft daarentegen meestal betrekking op activiteiten van anderen en wordt doelbewust bij elkaar gebracht of gecreëerd door een “verzamelaar” (een persoon of een organisatie).
  • de verzamelaar maakt in zekere zin een “schaduwarchief” van een héél veld tegelijk, op basis van een eigen inschatting van de actuele betekenis van documenten, praktijken of persoonlijkheden in dat veld.
  • documentatiecollecties kunnen dus door hun samenstelling zelf een interessante bron zijn over de interesses en criteria van de verzamelaar. Sommige verzamelaars gedragen zich als ‘curatoren’; anderen maken weinig onderscheid en willen alle eigentijdse activiteiten van een veld of een genre documenteren.
  • documentatiecollecties bestaan meestal uit materiaal dat in een grotere oplage beschikbaar is (pers of drukwerk) of met kopieën uit diverse persoons- of organisatiearchieven. Soms bemachtigen verzamelaars ook unieke stukken die daardoor niet bewaard blijven in de oorspronkelijke samenhang van een persoons- of organisatiearchief.
  • daarnaast kan een verzamelaar zelf nieuwe bronnen creëren om toe te voegen aan de verzameling, zoals datasets over producties, interviewopnames of voorstellingsregistraties.
  • die verzamelingen kunnen naderhand van grote waarde zijn, bijvoorbeeld wanneer een oorspronkelijk archief verdwenen of moeilijk raadpleegbaar is.
  • archivarissen hebben een haat-liefdeverhouding met documentatie. Soms zullen ze de verzamelde documentatie uit het archief van de verzamelaar willen verwijderen omdat het niet-unieke stukken zijn (bv. knipsels uit kranten die op tientallen plaatsen bewaard worden of programmabrochures die men ook kan terugvinden in het archief van het gezelschap zelf). Ook de vaak grote omvang van documentatieverzamelingen speelt in hun nadeel. In andere gevallen verdedigen archivarissen de betekenis van de documentatieverzameling als neerslag van de activiteiten en keuzes van de verzamelaar. In dat geval bewaren ze de documentatie als onderdeel van het archief, wat in sommige zoekinstrumenten de vindbaarheid bemoeilijkt.
  • CEMPER wil in de toekomst inzetten op verder onderzoek en visieontwikkeling over het belang, de selectie en de ontsluiting van documentatieverzamelingen voor het onderzoek naar podiumkunsten
  • zie ook het artikel Beheerders van documentatiecollecties over podiumkunsten

Een “bibliotheekcollectie”…

  • van een persoon of organisatie bestaat uit diens verzameling ‘gepubliceerde’ documenten. Deze documenten hebben doorgaans geen unieke band met de persoon of organisatie. Ze zijn geen neerslag van zijn activiteiten en horen daarom niet tot het archief.
  • indien de collectie waardevol is, kan een erfgoedbibliotheek zich erover ontfermen. Zelden zal die bibliotheek alle boeken uit een particuliere bibliotheekcollectie opnemen. Meestal beperkt men zich tot de werken die men nog niet in de collectie heeft. Voor bijzondere gehelen wordt hier af en toe een uitzondering op gemaakt.
  • andere uitzonderingen zijn het eigen gepubliceerde werk en die boeken of publicaties waarin aantekeningen voorkomen: die horen wél tot het archief van een persoon of een organisatie.
  • ‘Grijze literatuur’ zoals flyers, programmabrochures, rapporten… komen veeleer in archieven of documentatiecollecties terecht dan in bibliotheken.

Een “museale collectie”…

  • is ‘erfgoedsectortaal’ voor een objectencollectie
  • traditioneel ontfermden de musea zich over objecten, terwijl archiefinstellingen en bibliotheken instonden voor documenten
  • nu objectencollecties steeds vaker worden bewaard in erfgoeddepots zonder museale functie of bij particuliere verzamelaars die geen tentoonstellingen organiseren, staat de term ter discussie

 

Trefwoorden